Digitalização de Documentos
A informação não deve servir como âncora que estaciona sua organização no passado. O valor das informações é exponencialmente importante à evolução do conjunto de práticas de tratamento e segurança documental.
A digitalização de documentos não é apenas uma fotocópia digital; Representa uma engrenagem na suíte de soluções oferecidas por nossa companhia para aproveitar ao máximo os benefícios do mundo paperless.
"Estima-se que um executivo perde aproximadamente 1 hora por dia em busca de informações que poderiam estar ao alcance do mouse em poucos segundos"
Vantagens e Motivações
As empresas que investem pela solução de Gestão Documental através da Digitalização de Documentos conseguem um retorno elevado pois reduzem a quantidade de documentos em papel, há um ganho na produtividade devido a uma uniformização dos processos e facilitando a implementação de normas de qualidade. As vantagens na sua utilização são as seguintes:
- Redução do custo
Número de cópias, aumento de produtividade na procura, no re-encaminhamento de documentos e redução do espaço de arquivo; - Gestão de Informação Integrada
A partir da consolidação transparente dos documentos eletrônicos (originados pela aplicações Office) e de documentos com origem em papel; - Uniformização de Processos
Reencaminhamento, aprovação, arquivo e eliminação dos documentos, mantendo o histórico de versões dos documentos; - Compartilhamento
Descentralização do espaço físico, isto é, os documentos e processos estão sempre disponíveis, independente do local onde o utilizador aceda aplicação; - Segurança e Redundância
Cópias de segurança que permitem a recuperação da informação em caso de incêndio ou inundação do seu arquivo físico; - Controle de Acesso
As soluções de Gestão Documental têm mecanismos de controlo de acessos e segurança protegendo os seus documentos de acessos não autorizados.
Descrição Técnica
As principais metas do processo de digitalização de documentos é manter a integridade e a legibilidade do documento, e filtrar, processar e armazenar as informações contidas. Para realizar essas tarefas de forma eficaz, são utilizadas as seguintes técnicas:
- OCR - Reconhecimento Ótico de Caracteres;
- Softwares de compressão - Qualidade X Tamanho;
- Correções de imagem - alinhamento, bordas, contraste, brilho Etc;
- Sistemas automatizados para indexação;
- Cópias de segurança;
- Controle de qualidade;
- Profissionais capaticados;
Áreas de Aplicação
- Administrativa e Financeira (documentos financeiros);
- Qualidade (normas, procedimentos, auditorias e fichas de não conformidade);
- Produção (desenho técnicos, normas e procedimentos operacionais e controle de produção);
- Jurídica (contratos, propostas, concursos públicos e cadernos de encargos);
- Serviços aos Clientes (informações, apoios técnicos, documentação do clientes);
- Desenvolvimento (memórias descritivas, pesquisas e desenvolvimentos);
- Recursos Humanos (contratos, fichas técnicas e regulamentos);
Documentos Eletrônicos - Valor Legal
Ainda é comum a idéia equivocada que para ter valor legal ainda é necessária a utilização de papeis e assinaturas manuscritas. Atualmente, através das técnicas e aplicações específicas de Certificados Digitais e Assinatura Eletrônica já é possível substituir totalmente a usabilidade do papel.
Custos e Orçamentos
Entre em contato com nossa companhia para agendar uma reunião para que possamos realizar um levantamento de suas reais necessidades e seus respectivos custos.
Utilize nossa calculadora de custos aproximados para digitalização de documentos:
Calculadora de Custos para Digitalização de Documentos
